Interview met Gerard Scheffrahn – Directeur EMRTS bij Prorail
“We verbouwen het huis, maar de winkel blijft open.” Wie dat hoort weet: nu wordt het opletten. Toch zijn er van die projecten waar het sluiten van de winkel absoluut geen optie is. Denk aan ERMTS, het European Rail Traffic Management System waar de railsector de komende decennia aan werkt. Het is het grootste veranderprogramma op het spoor sinds decennia, en het heeft impact op iedereen die met het spoor bezig is. 
Een project dat een horizon van meerdere decennia heeft, dat betekent dat er op een andere manier moet worden samengewerkt. En dat is wat Gerard Scheffrahn, ruim een jaar Programma Directeur EMRTS, komt uitdragen. Een project van deze omvang, met zoveel stakeholders en zo’n lange looptijd, dat vraagt om een ecosystemische benadering. Scheffrahn wil zeker uitleggen hoe hij daar tegenaan kijkt.
We ontmoeten elkaar in de Inktpot, die prachtige bakstenen bunker in hartje Utrecht. Alsof je het spel Minecraft binnenstapt en alles mogelijk is zolang je het maar kunt bouwen, en dat afgewerkt met schitterende, originele houten panelen. In die omgeving vertelt Scheffrahn over zijn visie, zijn project.
Voor Scheffrahn is systemisch samenwerken een manier om de illusie van controle en beheersing los te kunnen laten en daartegenover een omgeving te zetten die draait om het besef dat er veel verschillende actoren zijn met invloed op de richting en uitkomsten van het project. “Je creëert strijd als je alleen bezig bent met beheersing, maar je creëert ruimte als je alle actoren kunt helpen de juiste richting in te bewegen”. Dat klinkt bij uitstek als iemand die de orchestrator-rol in een ecosysteem heeft omarmd.
Het innemen van de orchestrator-rol betekent voor Scheffrahn niet dat hij weet hoe het eindresultaat er exact uitziet, benadrukt hij. “Het hele project is een ontdekkingstocht. We weten wat de uitgangspunten zijn, maar van tevoren voorspellen waar over 30 jaar behoefte aan is, en wat dan het eindresultaat moet zijn, dat is onmogelijk. Wat wel kan; op basis van ervaring en vakmanschap steeds met nieuwsgierigheid onderzoeken wat de volgende stap is.” Ook benoemt hij dat het werken in zo’n project als EMRTS vooral een timingsvraagstuk is: “Er zijn zoveel variabelen die op elkaar ingrijpen. Dat is niet te voorspellen, dus moeten we met elkaar ook niet doen alsof dat wel zo is.” Dat is bij uitstek wat Scheffrahn doet: de onzekerheid benoemen en dan ruimte maken voor het echte gesprek dat gaat over de vraag hoe we omgaan met de onzekerheid. “Want er ligt een opdracht, en die gaan we realiseren”.
Van belang is daarvoor alle actoren te verenigen onder een gezamenlijk belang. Scheffrahn: “Maar vergis je niet, het is een flinterdun gezamenlijk belang. Want hoewel de Europese wetgeving ons dwingt deze beweging te maken, staat het gezamenlijk belang regelmatig tegenover het eigenbelang van partijen.” Iedereen herkent de wens voor digitalisering van het spoor en een naadloos Europees spoornet, maar uiteindelijk betekent het op de korte termijn vooral overlast voor veel partijen. Scheffrahn: “Dan is het soms behoorlijk ingewikkeld om de common ground te vinden. De vraag rijst dan weleens of partijen al hebben geaccepteerd dat het toch moet gebeuren. Pas als dat zover is, kunnen we op zoek naar een manier om met die tegengestelde belangen om te gaan, naar een manier om de pijn te verzachten.”
Scheffrahn vergelijkt het werk dat hij doet met het samenbrengen van zoveel mogelijk mensen en organisaties in dezelfde film: “Ik werk er hard aan om partijen te verbinden. Zoveel mogelijk partijen samenbrengen onder dezelfde gedeelde visie.” Dat vraagt niet alleen veel flexibiliteit van Scheffrahn zelf, maar ook van zijn medewerkers: “Ik zoek de avonturiers in de organisatie. Mensen met een open mindset, die nieuwsgierig zijn naar wat er allemaal wel mogelijk is. En tegelijkertijd heb ik ook nodig dat mensen af en toe de reality check inbrengen. Ik doe daarom een beroep op wederzijds respect en coulantie voor andersdenkenden. We treden in verbinding, en zo bouwen we verder aan EMRTS .” 
ERTMS is een systeemsprong. Daarbij denk je al snel aan techniek, maar een systeem is meer dan dat. Het gaat om zaken als processen, samenwerken, regels en belangen, en ook dat dekt de lading niet. Meer primair moeten we beseffen dat het huidige werkende spoorwegsysteem is gebaseerd op een eeuw van onderhandelingen, moeilijke keuzes en afgedwongen compromissen. Deze systeemsprong vraagt alle partijen los te komen van onderlinge ervaringen uit het verleden. Dat moeten we verwerken voordat we het nieuwe systeem helemaal kunnen omarmen.