Hoe meet je of AI daadwerkelijk iets oplevert? Hoe bereid je werknemers voor op een andere manier van werken? En hoe hou je grip op AI-agents? Deze vragen kwamen aan bod tijdens de bijeenkomst van de Pink Elephant Contact Group, op 30 juni in Utrecht.
Utrecht – DEI en Pink Elephant organiseren Pink Elephant Contact Group (PECG) bijeenkomst in Fort De Gagel.
Foto Thijs Rooimans
Organisaties zien de vraag naar diensten en oplossingen groeien, maar de bestaande werknemers kunnen dat werk niet altijd aan. 80% van de beroepsbevolking heeft nu al te weinig tijd op een werkdag, terwijl 53% van de leiders vindt dat de productiviteit omhoog moet, blijkt uit cijfers van Microsoft. Daarmee is sprake van een capaciteitskloof, stelt Pink Elephant.
AI kan daar een oplossing voor bieden: organisaties die AI snel adopteren, de zogenoemde frontier firms, zien een productiviteitsverbetering ontstaan. Dat verandert niet alleen hoe het werk gebeurt, maar ook hoe het voelt om te werken. Toch is meer nodig dan simpelweg een licentie activeren: daarna moet je medewerkers ook helpen bij het gebruik ervan.
Deelnemers benadrukken dat de manier waarop je AI inzet minstens net zo belangrijk is. Wie Copilot vooral gebruikt om eigen bestanden beter terug te vinden, heeft eigenlijk gewoon een rommelig systeem. Echte productiviteitswinst komt pas als je AI goed integreert waar dat nodig is, en dat begint bij begrijpen wat je als organisatie precies doet. Andere randvoorwaarden zijn goede security en een heldere rol voor de mens, die voorlopig de regisseur blijft.
Wildgroei van agents
Generatieve AI heeft de drempel voor AI-gebruik flink verlaagd. Iedereen kan tegenwoordig taken laten uitvoeren of zelfs eigen AI-agents laten bouwen door er simpelweg om te vragen. Het risico is dat mensen dat ook massaal gaan doen. Binnen een mum van tijd duiken zo tientallen of zelfs honderden agents op, waar je lastig grip op kunt houden. Dat roept de vraag op of het wel verstandig is om iedereen zomaar agents te laten bouwen.
Utrecht – DEI en Pink Elephant organiseren Pink Elephant Contact Group (PECG) bijeenkomst in Fort De Gagel.
Foto Thijs RooimansSommige organisaties kiezen er mede daarom voor om AI nog niet formeel te introduceren. Maar dat betekent niet dat werknemers het niet gebruiken: ze ontdekken het toch, buiten het zicht van IT. Dat is risicovol, want dan is niet duidelijk welke agents er binnen de organisatie draaien.
Een deel van de groep stelt daarom dat het beter is om AI juist wel aan te bieden als organisatie, omdat mensen er anders toch wel mee aan de slag gaan. Wie zelf AI introduceert, zorgt ervoor dat data ook binnen een omgeving blijft en dus binnen de organisatie. Compliancerisico’s worden zo een stuk kleiner. Tools als Agents 365 van Microsoft geven bovendien inzicht in welke agents er zijn en hoe ze worden gebruikt.
De groep benadrukt wel dat organisaties duidelijke afspraken over de inzet van AI moeten maken en vastleggen in beleid.
Starten met AI-inzet
Stel, je wil AI introduceren in je organisatie. Waar begin je dan? Er zijn drie routes: via technologie, waarbij het werk zich aanpast aan het hulpmiddel; via mensen; of via werk, waarbij het werk het startpunt is en het gereedschap volgt. Volgens Pink Elephant is die laatste optie de beste: als eerste stap onderzoeken welke processen zich het beste met AI laten oppakken.
De inzet van AI verloopt vervolgens vaak in fasen, al is dat geen lineair proces: eerst krijgt elke medewerker een eigen AI-assistent die monotoon werk uit handen neemt, zoals samenvatten en opstellen. Daarna sluiten agents zich aan bij teams als digitale collega’s die onder menselijke aansturing specifieke taken overnemen, zoals een logistieke agent die zendingen volgt. Uiteindelijk bepalen mensen vooral de richting, terwijl agents complete processen uitvoeren.
Voor een eerste AI-project geldt het advies:
- Kies een proces dat vervelend, repetitief en vol handmatig werk is.
- Start klein en veilig: één team, duidelijke kaders, de mens als regisseur.
- Meet de waarde en schaal op wat aantoonbaar werkt.
Buy-in van de directie is daarbij een belangrijke voorwaarde: hun steun maakt budget, mandaat en draagvlak vrij.
AI-geletterdheid en financiële verantwoording
Vanuit de groep klinkt de vraag: kun je dit als gewone gebruiker ook zelf doen, of heb je altijd een IT-specialist nodig? De techniek zelf is toegankelijk, maar het wordt lastiger zodra je meerdere databronnen moet raadplegen. Met AI kom je zelf ook al een heel eind, al zit daar een risico in: bij vibe coding, waarbij je een AI-tool vraagt een agent te bouwen, loop je een beveiligingsrisico. Data uit de organisatie moet in de eigen omgeving blijven, dus is het belangrijk om vooraf de processen te doorgronden: wat wil je realiseren en welke databronnen zijn betrouwbaar?
Utrecht – DEI en Pink Elephant organiseren Pink Elephant Contact Group (PECG) bijeenkomst in Fort De Gagel.
Foto Thijs Rooimans
Daarnaast moeten organisaties flink inzetten op AI-geletterdheid, zodat werknemers weten wat de risico’s van AI zijn en wat wel en niet verstandig is. Je moet weten dat je met AI praat, dat je die niet zomaar kunt vertrouwen en wat de spelregels zijn. Dat is ook nodig omdat medewerkers straks mogelijk zelf agents aansturen, wat vraagt om andere vaardigheden en rollen dan nu: regisseren in plaats van zelf uitvoeren, en nieuwe functies zoals agent-specialisten en AI-trainers.
Ook de financiën spelen mee: hoe maak je meetbaar dat AI-tooling een productiviteitswinst oplevert waarmee je elders geld bespaart? Dashboards, bijvoorbeeld binnen Microsoft 365, bieden daar inzicht in. Een andere aanpak is om een proces te kiezen waarbij de winst overduidelijk is, en daar een businesscase omheen te bouwen. Keurt de directie die goed, dan kun je met Copilot aan de slag en van daaruit verder uitbreiden.
Volgende stappen
Na een middag vol discussies zit de eerste sessie van de Pink Elephant Contact Group erop. Vanwege het enthousiasme van de deelnemers gaat Pink Elephant zelf verder met deze contactgroep.