Foto: Freepik
Onderhandelen in een ecosysteem gaat niet over winnen en verliezen. Het draait om elkaar versterken. Maar hoe zorg je ervoor dat je alle partijen versterkt, zonder jezelf tekort te doen? Alles draait om transparantie, de ander helpen en het recht om ‘nee’ te zeggen, meent Fryse van Dijk, Chief Negotiation Officer bij Sound Negotiator.
Tekst: Eveline Meijer
Net zoals advocaten kunnen ondersteunen in een juridisch proces, kunnen de onderhandelaars van Sound Negotiator ondersteunen bij onderhandelingen. Van Dijk is één van de mensen die dit doet, en hij ziet vaak dezelfde soort fouten langskomen. Te beginnen met: mensen zijn te veel met zichzelf bezig.
Fryse van Dijk, Chief Negotiation Officer bij Sound Negotiator
“Wij zeggen altijd: als je aan het onderhandelen bent, moet je onderhandelen in their world, to their benefit”, verklaart hij. “Dus je moet altijd bezig zijn met het oplossen van de problemen van de ander.” De reden daarvoor is eenvoudig: mensen zullen jou alleen helpen als jij hen ook ergens mee helpt. “Met trucjes kun je misschien wel een klein voordeel behalen, maar bij grote beslissingen werkt dat niet. Mensen kiezen alleen voor samenwerking als het in hun voordeel is. Dus je moet in zo’n onderhandeling altijd bezig zijn met de vraag: wordt de ander, of worden de anderen, hier beter van? Als dat niet zo is, begin er dan niet aan. Doe je dat wel, dan verplaats je het probleem namelijk alleen maar en wordt het probleem alleen maar groter.”
Zeker in ecosystemen kan onderhandelen lastig zijn. “In zo’n situatie heb je veel verschillende partijen met verschillende belangen. Toch moet je het ergens over eens zijn met elkaar om een ecosysteem te kunnen vormen. En dat zonder al te veel compromissen, want dan krijg je op termijn alsnog onvrede”, stelt Van Dijk. “Met een compromis kun je in de situatie komen dat niemand meer heeft wat hij wil. Je kunt misschien niet alle doelen bereiken, maar als je belangrijkste doelen niet haalbaar zijn, kun je beter afzien van de samenwerking.”
Bovendien is een ecosysteem gericht op een samenwerking op de lange termijn, in plaats van een eenmalige deal. “De manier waarop je onderhandelt is dan ook nog eens heel belangrijk.”
Transparantie
Hoe pak je een onderhandeling dan goed aan? Allereerst is het dus belangrijk dat je altijd een probleem van een ander oplost. Maar dat hoeft niet per se een groot, strategisch probleem te zijn. “Dat kan ook zijn dat een partij meer klanten nodig heeft. Door samen te werken en klant te worden los je dus zijn probleem op”, aldus Van Dijk.
Daarnaast is het belangrijk om écht transparant te zijn. “Je wil een eerlijke en open relatie. Bij ieder gesprek wat we aan gaan heb jij een doel, heb ik een doel of hebben we allebei een doel.” Alleen door alle kaarten op tafel te leggen en eerlijk te zijn over wat er bij jouw organisatie speelt, kun je tot een echt goede afspraak komen. “Dat begint door met elkaar te bespreken wat je voor elkaar kunt betekenen. Bespreek hoe jullie naar de samenwerking kijken. Stel heel veel open vragen aan elkaar en neem juist in die beginfase heel veel tijd om te kijken of je elkaars problemen kunt oplossen.”
Je moet niet bezig zijn met mensen binnenhalen, maar met mensen de kans geven om eruit te stappen.
Het recht om ‘nee’ te zeggen
Het resultaat daarvan kan zijn dat het antwoord voor één of meerdere partijen ‘nee’ is. En dat moet ook goed zijn, benadrukt Van Dijk. “Iedereen moet het recht behouden om ‘nee’ te zeggen. Je moet mensen niet het recht ontnemen om een mening te hebben die misschien tegen de stroom in gaat. Dat is natuurlijk het lastige van een ecosysteem. Op een gegeven moment ben je van elkaar afhankelijk. Als partijen dan wegvallen, heb je een probleem. Maar tegelijkertijd mag je mensen niet dwingen om altijd maar de lijn van het ecosysteem te volgen. Als ze het daar niet mee eens zijn, gaat dat zich vroeg of laat wreken.”
De conclusie in een beginstadium kan dus ook zijn dat een ecosysteem niet werkt, of in ieder geval niet met deze partijen. “Ik adviseer iedereen: ga niet samenwerken op het moment dat dat niet kan. Zorg dat je aan het begin heel goed scherp hebt of je een toegevoegde waarde voor elkaar hebt. Is dat niet zo? Begin er dan vooral niet aan.”
“Dat is best moeilijk, want iedereen wordt tegenwoordig enthousiast van het woord ecosysteem. Iedereen denkt: ik moet erbij horen, anders gaat het mis of gaan ze zonder mij verder. Maar uiteindelijk wil je dat iedereen niet alleen gecommitteerd is aan het ecosysteem, maar ook aan een manier van werken en aan een onderhandelcultuur. En dat kan alleen als je ze vooraf heel duidelijk dat recht om ‘nee’ te zeggen geeft. Je moet niet bezig zijn met mensen binnenhalen, maar met mensen de kans geven om eruit te stappen.”
Je bent eigenlijk non-stop aan het onderhandelen.
Onderhandelen als doorlopend proces
Zeker de beginfase is dus belangrijk, wat Van Dijk betreft. “Die eerste fase, nog voordat je een ecosysteem bent, is eigenlijk veel crucialer dan alles wat daarna gebeurt. Op het moment dat je besluit waarom je samen gaat werken, dan moet je heel veel van elkaar weten. Je moet scherp hebben welke problemen iedereen heeft, of we die van elkaar kunnen oplossen en of je wel de juiste partijen bij elkaar hebt. Het doel moet dus niet zijn: wij moeten een ecosysteem worden. Het doel moet zijn: elkaar dusdanig versterken dat we dit allemaal samen overleven. Lukt dat niet, wordt dan ook geen ecosysteem. No deal is better than a bad deal.”
Maar ook daarna blijft onderhandelen dus aan de orde van de dag. “Onderhandelen gaat over het nemen van beslissingen. In een ecosysteem maak je constant met elkaar beslissingen. Dat begint al bij de vraag: neem ik de telefoon op? Ben ik bereid om met een groep mensen bij elkaar te gaan zitten? Ben ik bereid om openheid te geven? En na die beginfase komt alle problematiek op tafel, waar iedereen ook weer beslissingen over moet nemen. Je bent dus eigenlijk non-stop aan het onderhandelen.” Samengevat: een ecosysteem is alleen dan succesvol als er een doel is waaraan alle deelnemers willen committeren. Onderdeel daarvan is een onderhandelcultuur die aan de boven omschreven eisen voldoet.