Foto: Thijs Rooimans
Op 26 november kwam DESF 3 voor de vierde keer bij elkaar, voorafgaand aan het jaarlijkse DEI-congres. Deze sessie stond volledig in het teken van de terugkoppeling op de ProRail-case. De afgelopen maanden werkten vier subgroepen aan concrete vraagstukken van ProRail rondom ecosystemisch samenwerken.
ProRail wil meer datagedreven gaan werken via het BIM-programma. Daarbij speelt een uitdaging: de organisatie werkt met 450 verschillende aanbestedingen per jaar en besteedt 85 procent van het werk uit aan externe partijen. Bij elke stap in een project vindt een overdracht plaats, waarbij kennis verloren gaat.
ProRail zoekt daarom naar een andere aanpak waarbij alle betrokken partijen beter samenwerken, data delen en gebruikmaken van uniforme werkwijzen en digitale tools. Die omslag blijkt in de praktijk lastiger dan gedacht.
Vier groepen aan de slag
De deelnemers van DESF 3 gingen in vier groepen aan de slag met vraagstukken waar ProRail tegenaan loopt. Ze keken naar vier aspecten van ecosystemisch samenwerken: wie neemt de regie (de orchestrator-rol), hoe maak je samenwerking aantrekkelijk voor alle partijen (het businessmodel), waarom zou je überhaupt in een ecosysteem willen samenwerken (the why) en hoe laat je partijen toe of vertrekken (on- en offboarding).
DESF 3-bijeenkomst 26 november 2025. Foto: Thijs Rooimans
Regie voeren in een ecosysteem
De eerste groep onderzocht de orchestrator-rol. Wie neemt de regie in zo’n samenwerking? De groep concludeert dat je als regisseur verschillende posities kunt innemen. Je kunt heel directief zijn en alles bepalen, of juist meer faciliterend optreden en partijen hun gang laten gaan. Die positie hoeft ook niet altijd hetzelfde te zijn. In het begin van een samenwerking ben je vaak meer sturend om iedereen op één lijn te krijgen. Later kun je meer loslaten.
Voor ProRail adviseert de groep een redelijk directieve rol, omdat de organisatie een groot belang heeft en er veel diverse partijen betrokken zijn. De groep bedacht ook een nieuwe rol: de Creator. Dat is de hoeder van de visie en de waarden van het ecosysteem. De orchestrator bewaakt daarnaast het gedrag en de samenwerking.
Een aantrekkelijk businessmodel
De tweede groep besprak hoe je de samenwerking aantrekkelijk maakt voor alle betrokken partijen. Nu besteedt ProRail projecten aan via 450 losse aanbestedingen per jaar, vaak op de laagste prijs. Is dat op termijn houdbaar? De groep opperde alternatieven: waarom geen totaalpakketten op de markt brengen, waarbij bedrijven samen als consortia meedoen? Dat zou vooral voor kleinere partijen interessant kunnen zijn om zich te ontwikkelen.
De groep wil graag met marktpartijen in gesprek over zulke oplossingen. Ook kijken naar hoe je de regels rondom aanbesteden voor je kunt laten werken in plaats van tegen je.
Foto: Thijs Rooimans
Waarom zou je meedoen?
De derde groep richtte zich op een fundamentele vraag: wat levert ecosysteemsamenwerking eigenlijk op, vergeleken met de huidige manier van werken? Want samenwerken via BIM heeft voordelen zoals betere data, minder fouten en lagere kosten. Maar dat zijn vooral voordelen voor ProRail. Wat hebben de marktpartijen daar aan?
Daar hangen ze nu op vast. De groep stelt voor om met marktpartijen zelf in gesprek te gaan. Want die willen wel samenwerken in een ecosysteem, maar alleen als het echt iets oplevert. Denk aan voorspelbare omzet, duidelijke afspraken over data-eigendom en hoe winst wordt gedeeld.
Partijen toelaten en laten vertrekken
De vierde groep besprak hoe je nieuwe partijen toelaat tot de samenwerking en hoe je omgaat met partijen die vertrekken. Nu doen negen leveranciers 60 procent van het werk. Dat is weinig. Maar wil je dan meer partijen? Of juist partijen die de kennis en innovatiekracht hebben om mee te groeien? En hoe zorg je ervoor dat de samenwerking doorgaat als een belangrijke partij weggaat?
Door met DESF 3 en 4
Tijdens opvolgende sessies gaan we nog verder aan de slag met het in de praktijk brengen van de theorie die DESF-groepen eerder hebben opgesteld.
Daarnaast komt de vierde jaargang van DESF snel dichterbij. Interesse om ook mee te doen? Meld je dan aan voor de introductiebijeenkomst!