Margriet Wiegman, programmamanager doorGROEI.
Ambtenaren bij de Rijksoverheid raadplegen voor hun werk informatie uit talloze verschillende databronnen, elk via een ander zoekportaal. Het programma doorGROEI werkt aan een oplossing: één portaal waarmee ze al deze bronnen tegelijk kunnen doorzoeken. Samenwerken in een ecosysteem speelt daarbij een belangrijke rol.
Tekst: Eveline Meijer
Bij een gemiddeld ministerie wordt dagelijks veel informatie en kennis verzameld. Ambtenaren als juristen, beleidsmedewerkers en onderzoekers hebben dat nodig om vragen vanuit de Tweede Kamer te beantwoorden, onderzoeksrapporten te maken, analyses te doen of evaluaties of begrotingsvraagstukken op te leveren. Daarvoor gebruiken ze onder meer informatie uit vakliteratuur en andere media, wat voor de Rijksoverheid reden is om bij uitgeverijen toegang tot dergelijke informatie in te kopen. De bedoeling is dat ambtenaren daardoor gemakkelijk door alle content van een uitgeverij kan zoeken om de relevante informatie te vinden.
Margriet Wiegman was tussen 2019 en 2022 verantwoordelijk voor de inkoop van deze toegang. “Dat was een heel aanbodgestuurd portfolio, waarmee we hele interessante databronnen hadden om onze collega’s van informatie te voorzien”, vertelt ze nu.
Wij willen de eindgebruiker helpen om sneller en makkelijker informatie te zoeken én te vinden via één portaal.
GROEI: één portaal voor informatie
Iedere uitgeverij ontwikkelde in de loop der jaren een eigen SaaS-oplossing of zoekschil, met als gevolg dat ambtenaren voor iedere uitgever weer een ander portaal moesten gebruiken. Dat is vervelend en tijdrovend, want om een Kamervraag te beantwoorden of een onderzoeksrapport op te stellen, is vaak informatie uit veel verschillende bronnen nodig. “En die informatie moet je met elkaar kunnen vergelijken. Je moet die informatie kunnen wegen: is de inhoud betrouwbaar? Wat is de bron? Hoe recent is het?” legt Wiegman uit. Als dat steeds via een ander portaal moet, is er al snel sprake van een doolhof.
Humphrey Revius, AI Compliance Officer
Die situatie was in de ogen van Wiegman en collega Humphrey Revius, AI Compliance Officer, niet meer houdbaar. Daarom werd het programma GROEI opgezet, waar Wiegman sinds de start in 2022 programmamanager van is. Het doel van dit programma is om één enkel portaal te ontwikkelen van waaruit ambtenaren alle beschikbare content en informatie kunnen doorzoeken, zodat zij niet steeds allerlei verschillende portalen moeten gebruiken. “Wij willen de eindgebruiker helpen om sneller en makkelijker informatie te zoeken én te vinden via één portaal. Dat is ons uitgangspunt”, aldus Wiegman.
In de afgelopen drie jaar zijn daar flinke stappen voor gezet. “We hebben als eerste proofs of value gedraaid met verschillende organisaties binnen het Rijk”, vertelt Revius. “Daarin kijken wij heel specifiek of dit plan toegevoegde waarde biedt. Pas als dat het geval is, is de proof of value geslaagd.” Tijdens zo’n kleinschalige proof of value kan dus gericht onderzocht worden wat de precieze behoeften zijn en of een voorgenomen plan van aanpak daadwerkelijk helpt.
Inmiddels zijn Wiegman en Revius bij de tweede stap aangekomen: het opzetten van een minimum viable product (MVP). Dit is een versie van het beoogde product dat genoeg functies heeft om door de eerste gebruikers getest te worden en waarop zij feedback kunnen geven. “Op deze manier onderzoeken we of hetgeen we ontwikkeld hebben ook echt in een productieomgeving kan draaien. Wij kijken of het systeem doet wat we zeggen en of de waarborgen op orde zijn. Pas als dat goed gaat, gaan we denken aan productie en opschaling.”
Van GROEI naar doorGROEI
Naar aanleiding van veel positieve reacties is het programma inmiddels flink opgeschaald. De proof of value werd in het begin uitgevoerd met louter een handvol werknemers van het ministerie van Financiën, maar inmiddels zien ook andere ministeries de waarde van GROEI in. Zo is ook het ministerie van Justitie en Veiligheid (J&V) aangehaakt en daar vindt nu de doorontwikkeling van het programma plaats. Deze verschuiving ging bovendien gepaard met een naamswijziging: GROEI werd doorGROEI.
Binnen J&V wordt er samengewerkt met drie directoraten-generaal (DG’en), rechtsgebieden die zich ieder op een eigen onderdeel focussen. “Binnen die gebruikersgroepen gaan wij kijken hoe ze de huidige tools gebruiken om hun werk te kunnen doen”, vertelt Wiegman. “We werken op basis van use cases met hen samen om te achterhalen hoe de processtappen nu verlopen, waar zij tegenaan lopen, wat ze missen en wat ze anders willen. Op basis daarvan bepalen we met hen een use case, die we in drie keer drie sprints gaan uitwerken.”
Hoe zorgen we dat we toch samen dingen kunnen gaan doen die we ons nu nog niet kunnen voorstellen? Hoe bouwen we ruimte en flexibiliteit in om daar capaciteit en financiële middelen voor beschikbaar te stellen?
Aan de slag in een digitaal ecosysteem
Bij een project als doorGROEI wordt met ontzettend veel partijen gewerkt. Niet alleen zijn er meerdere ministeries bij betrokken, maar ook meerdere leveranciers van de gebruikte informatie. Het gaat dan om interne bronnen en externe bronnen, zoals kennisinstituten en uitgeverijen.
Om deze samenwerking binnen het project goed te laten verlopen, is besloten om voor een ecosystemische aanpak te gaan. “Het Rijk heeft nu al overeenkomsten met uitgeverijen, maar dat zijn allemaal één-op-één-overeenkomsten. We spreken af waar we toegang toe krijgen bij een uitgeverij en daar betalen we voor”, legt Wiegman uit. “Wij werken nu naar een situatie toe waarin beleidsadviseurs niet alleen toegang hebben tot die data, maar dat ze allerlei data makkelijk met elkaar kunnen vergelijken.” Met andere woorden: de verschillende partijen moeten onderling samenwerken om gezamenlijk tot het beste resultaat te komen.
Daarbij ziet Wiegman bovendien ook graag ruimte voor doorontwikkeling in de toekomst. “Vaak sluiten we overeenkomsten voor vijf of zelfs zeven jaar af. Hoe zorgen we dat we toch samen dingen kunnen gaan doen die we ons nu nog niet kunnen voorstellen? Hoe bouwen we ruimte en flexibiliteit in om daar capaciteit en financiële middelen voor beschikbaar te stellen?”
Wat Wiegman en Revius betreft, is een ecosystemische samenwerking de logische volgende stap. Daarop besloten zij een collegereeks te volgen aan de Nyenrode Business University, waar het DEI ook aan bijdraagt. “Daar realiseerden we ons dat dit een mooie route is die wij ook kunnen bewandelen en toen is ook het Digital Ecosystems Institute (DEI) in zicht gekomen”, vertelt Revius.
Bijdrage van het DEI
Het DEI ondersteunt doorGROEI onder meer met sessies waarin verschillende visies en uitdagingen worden besproken met de betrokken partijen. “Die waren nogal spannend, omdat we vooraf niet konden zeggen of dit zou lukken. Voor uitgeverijen zijn de belangen om hieraan mee te doen natuurlijk ontzettend groot, want het betekent dat wij gaan praten over de overeenkomsten die we met hen hebben en dat betekent weer dat we kritische vragen stellen over hun businessmodellen”, legt Wiegman uit. “Hoe zou een andere vorm van samenwerken eruit kunnen zien? Wat betekent dat voor hoe jullie je data beschikbaar stellen? Hoe kunnen jullie samenwerken met collega’s? Binnen de uitgeverswereld wordt veel geïnnoveerd, maar bijna niet samengewerkt. Dat maakt dit vrij uniek.”
Deze eerste gesprekken werden gefaciliteerd door het DEI, waarin het DEI ook de neutrale gespreksleider was. “Dat was cruciaal, omdat wij als overheid ook een partij zijn in deze”, benadrukt Revius. Wiegman vult aan: “En het DEI kan zijn expertise inzetten om op tafel te krijgen wat wij niet willen benoemen, maar wel bespreekbaar willen maken. Zij benoemen dus de spreekwoordelijke olifanten in de kamer, waar wij dan allemaal op kunnen reageren. Die neutrale rol in deze sessies is echt heel waardevol geweest.”
Buiten de sessies om heeft het DEI veel geadviseerd over de gespreksonderwerpen en mogelijke vervolgstappen. Daarnaast ondersteunt het DEI bij het ecosystemisch werken. “Daar zijn maar weinig mensen echt bekend mee. Hoe werkt dit nou? Wat verwacht je van mij? Mensen houden vanuit een natuurlijke reactie als eerste de kaarten voor de borst en hebben veel vragen. Dan is het goed om hier mensen bij te hebben zitten die hier gepokt en gemazeld in zijn, mensen die vanuit de praktijk weten wat belangrijk is, waarom we dingen doen”, vindt Revius.
Relatief nieuwe technologieën zoals kunstmatige intelligentie kunnen ook nuttige opties bieden.
Meer gebruikers, meer databronnen
Als de MVP een succes wordt, vormt het opschalen van doorGROEI de derde en laatste stap. De timing van deze volgende stap hangt af van de resultaten van de MVP. Idealiter gaan meer ministeries de meerwaarde van dit project inzien en willen zij daardoor ook aanhaken. De signalen zijn in ieder geval hoopgevend: er hebben inmiddels gesprekken plaatsgevonden met de ministeries van Volksgezondheid en Algemene Zaken. Daarnaast is de bedoeling dat meer databronnen zich bij dit project zullen aansluiten.
Ten slotte wordt er nagedacht over toekomstige functionaliteiten. “Op dit moment hebben we het programma erg toegespitst op zoeken en vinden”, zegt Revius. “Maar relatief nieuwe technologieën zoals kunstmatige intelligentie kunnen ook nuttige opties bieden. Die gaan wij met veel interesse volgen en goed onderzoeken.”